In jedem Unternehmen – vom kleinen Einmannbetrieb bis hin zum großen Konzern – ist eine gute Büroorganisation wichtig, damit man sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann und nicht unnötig Zeit verliert. Dabei spielen ein aufgeräumter Arbeitsplatz und ein durchdachter Tagesablauf eine entscheidende Rolle. Zusätzlich können in der heutigen hoch technisierten Zeit viele Online-Tools den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Wir stellen Ihnen einige clevere digitale Helferlein näher vor.
Branchenspezifische Softwarelösungen
Für zahlreiche Branchen gibt es spezifische Softwarelösungen, die eine Vielzahl von Funktionen mitbringen und die Arbeit wesentlich effektiver machen. So richtet sich zum Beispiel eine Pflegesoftware speziell an die Anforderungen von ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen und hilft diesen bei zahlreichen betriebsinternen Abläufen. Eine Immobilien Software wiederum orientiert sich an den Bedürfnissen von Immobilienmaklern und ermöglicht diesen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, effizienter zu makeln oder potenziellen Kunden auf Knopfdruck maßgeschneiderte Angebote vorzulegen. Softwarelösungen, die speziell für die eigene Sparte entwickelt wurden, sind in Gold wert und erleichtern die Arbeit enorm.
Google Docs
Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, das es ermöglicht, Dokumente mit mehreren Mitarbeitern zu bearbeiten und zu teilen. Der Clou an diesem Tool ist, dass mehrere User auch gleichzeitig ein Dokument bearbeiten können, wodurch es zum Beispiel sehr gut für Brainstorming-Sessions geeignet ist. Mit den entsprechenden Apps für Android und iPhone lassen sich die Dokumente auch von unterwegs bearbeiten. Da Google Docs Bestandteil der Cloud Google Drive ist, haben berechtigte User von überall Zugriff auf die Dokumente. Per Sprachsteuerung lassen sich auch Texte diktieren.
Evernote
Evernote ist ein Online-Notizdienst, mit dem man schnell und einfach digitale Notizen erfassen kann. Auch Texte und Grafiken lassen sich damit speichern. Das Tool lässt sich außerdem als To-Do-Liste verwenden, weil sich abhakbare Listen damit erstellen lassen. Diese und weitere praktische Funktionen machen Evernote zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel in jedem modernen Büro.
Trello
Trello ist ein Organisations-Tool, das sich für nahezu alle Branchen eignet und in einer kostenlosen und einer kostenpflichtigen Version erhältlich ist. Die Kernfunktion ist die Möglichkeit, Aufgaben in Listen zu verwalten. Die jeweiligen Aufgaben können mit Terminen, Informationen und diversen Anhängen versehen sowie kommentiert und bewertet werden. Wenn Sie ein Unternehmen leiten und Ihren Angestellten schnell, einfach und übersichtlich verschiedene Aufgaben zuteilen wollen, werden Sie von Trello begeistert sein. Das Tool ist auch besonders für Unternehmen interessant, die auf das papierlose Büro umstellen wollen bzw. das schon getan haben.
Slack
Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst für Unternehmen, der eine effiziente Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen ermöglicht. Das Kommunikations-Tool bietet die Möglichkeit die geschäftliche Korrespondenz an einem Ort durchzuführen, weil sich diverse Apps wie Trello oder Google Drive damit koppeln lassen. In dem Tool lassen sich nach Themen sortierte Diskussionsforen, die sogenannten Channel, erstellen, in die jeder Angestellte Beiträge einstellen kann. Außerdem kann man Kommunikationsgruppen erstellen, die zum Beispiel aus fünf bestimmten Angestellten bestehen, die zusammen an einem Projekt arbeiten. Alle Nachrichten werden archiviert, sodass sie sich jederzeit nachlesen lassen – auch zum Beispiel von einem Teammitglied, das eine Weile krank war. Auch eine einfache Vernetzung mit externen Unternehmen ist mit Slack möglich. Wer bisher Skype zur Kommunikation im Betrieb verwendet hat, dürfte von dem Mehrwert, den Slack für Unternehmen bietet, begeistert sein.
